Создание системы внутренних коммуникаций для СТД "Петрович"

Клиент

«Петрович» — компания, которая специализируется на продаже строительных и отделочных материалов, а также комплектации крупных объектов жилой, коммерческой и социальной инфраструктуры.

[ Создание системы внутренних коммуникаций ]

Читайте кейс полностью за 10 минут
или сразу смотрите результаты

[ Создание системы внутренних коммуникаций ]

Клиент

Группа компаний «Петрович», DIY-ретейлер № 1 в России.

Ситуация

В 2022 году HR-команда «Петровича» решила трансформировать подход к системе внутренних коммуникаций. Так как это большая компания, в которой работает более семи тысяч сотрудников, хотелось наладить взаимодействие между отделами, сотрудниками и руководством и просто между коллегами.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ ПРЕДСТОЯЛО РЕШАТЬ, БЫЛИ ВЫЯВЛЕНЫ НА ЭТАПЕ ИССЛЕДОВАНИЯ:

Главный канал коммуникаций для сотрудников — корпоративный портал. Но часть работников им недовольна: непонятная навигация, неудобный интерфейс, долго грузится, мало пользы и другие проблемы.

Информации недостаточно. Например, сотрудники хотели бы больше узнавать о стратегических целях компании. Только 43,6% сотрудников, прошедших опрос, сказали, что знают стратегические цели компании и могут легко их озвучить.

Информация не доносится вовремя, в нужном объёме и желаемом канале коммуникаций.

Улучшить кросс-функциональные связи. После пандемии и бурного роста часть сотрудников не знали, к кому обращаться по тому или иному вопросу и не понимали, что происходит в других отделах.

Целевые аудитории

В компании шесть основных групп сотрудников. У каждой — свои потребности и предпочтения в отношении системы внутренних коммуникаций. Например, в ходе исследования мы поняли, что сотрудники продающих подразделений перегружены рабочей информацией, поэтому им важно получать краткую выжимку текущей повестки, а на удалённых от офиса объектах ждут признания за свой труд.

[ ШАГ 1. Исследования ]

Мы запустили серию исследований: качественных, количественных и кабинетных. Многие из описанных болей мы обнаружили именно в их процессе.

Кабинетные:

Изучение корпоративного портала, корпоративного журнала «Петрович News», дайджестов новостей подразделений, почтовых рассылок, внешнего аккаунта в запрещённой социальной сети, внутреннего сообщества во «ВКонтакте» и телеграм-канала ИТ-подразделения.

Качественные:

9 глубинных интервью и 8 диад — это интервью с двумя представителями каждой целевой группы. Например, с ответственными за корпоративную культуру, HR, PR и event-подразделений.

15 фокус-групп с сотрудниками из всех целевых аудиторий.

Интервью с CEO, HRD, HR-бизнес-партнёром московского региона, руководителями дирекции оптовых продаж и сотрудниками внутренних коммуникаций контакт-центра.

Количественные:

1438 сотрудников прошли опрос (~20% от общей численности). 15 из 59 вопросов были открытыми. Они не были обязательными, но 60% респондентов на них ответили.. Все ответы были проанализированы и учтены в итоговом отчете.

«Мы работали над проектом в тесной связке с HR-командой «Петровича». Для максимального привлечения внимания к исследованиям мы разрабатывали яркие плакаты и серию коммуникационных сообщений, привлекали руководство, просили их выделить для сотрудников отдельное время для опроса. Благодаря этим договорённостям нам удалось обеспечить высокий процент прохождения опроса, например с сотрудниками контакт-центра — 75%.»

[ Альбина Гимаева ]
Руководитель проектов

[ ШАГ 2. Внедрение изменений ]

Выстроить систему внутренних коммуникаций в такой большой компании — задача небыстрая. Нужно не просто внедрять изменения, но и сформировать позитивное отношение к проекту у сотрудников, чтобы эти изменения принимались.

На некоторые «мелочи» в компании раньше не обращали внимания. Например, в ходе исследования стало понятно, что нет общих правил проведения встреч — теперь это изменилось. HR сами написали классное пособие в стихотворной форме — для лучшего восприятия.

Для этого мы активно работали с руководителями всех уровней, вовлекая их на каждом этапе работы. Провели установочную презентацию на старте проекта и рассказывали о результатах на каждом этапе исследований: после проведения интервью и фокус-групп поделились своими гипотезами, после количественного опроса — полученными данными.

Больше данных стало и о ежегодной конференции сотрудников — мы подсветили проблему их недостатка и HR оформили самое важное с помощью инфографики на плакатах. Также они переработали систему информационных досок, сделав её удобнее и понятнее, а в одном из магазинов Санкт-Петербурга они даже внедрили корпоративное телевидение с полезной информацией для сотрудников.

После исследования HR разместили ежемесячные диджитал-афиши с анонсом главных мероприятий на корпоративном портале — так он стал более информативным и нужным для сотрудников. На том же портале введён новый личный профиль сотрудника, чтобы им было удобнее пользоваться и добавлена система хештегов для рубрикации контента.

[ ШАГ 3. подготовка рекомендаций, позволяющих выстроить внутренние коммуникации в компании ]

В едином документе, описывающем систему внутренних коммуникаций, мы:

Создали уникальные портреты каждой целевой аудитории, чтобы понять, как и где разные группы сотрудников взаимодействуют с корпоративным контентом и чего ожидают от внутренних коммуникаций.

Подготовили ключевые сообщения для сотрудников — о чём и с какой частотой рассказывать, какой имидж компании формировать.

Разработали информационную политику и матрицу коммуникаций с описанием ключевых тем и их регулярности.

Описали принципы внутренних коммуникаций и подготовили редакционную политику.

РЕЗУЛЬТАТ

ПОМОГЛИ ВНУТРЕННИМ КОММУНИКАЦИЯМ
стать стратегической функцией и работать как система

Внутренние коммуникации на пути к тому, чтобы стать стратегической функцией и работать как система, а не ситуативно производить контент

Вся ответственность за коммуникации теперь официально закреплена за HR

Это уже работает: уровень посещаемости портала вырос, а сотрудники стали активнее участвовать в опросах вовлечённости и поддерживать инициативы компании

Исследование помогло топ-руководству увидеть «боли» сотрудников, которые раньше оставались незамеченными. Например, теперь улучшение кросс-функционального взаимодействия стало одним из ключевых фокусов компании на 2023 год

Команда проекта

[ Альбина Гимаева ]

Обладает чувством прекрасного, поэтому все наши материалы не только качественные, но и стильные. Каждый проект прорабатывает максимально глубоко.

Руководитель проектного офиса

Кстати, с этим кейсом мы вошли в шорт-лист премии Silver Mercury XXIII
в номинации «Лучшее коммуникационное исследование».

[ От анализа к действию: переработали правила внутренних коммуникаций «СберЛизинга» ]

[ Nexign Core Values или «Культурная трансформация Nexign - ]